Politika zasebnosti in varstva osebnih podatkov

1.Opredelitev upravljavca in storitev informacijske družbe

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje ZORMAN NM d.o.o., (v nadaljevanju: Podjetje). Podjetje preko svoje spletne strani zagotavlja storitve informacijske družbe ter v okviru svoje dejavnosti nudi računovodske storitve, poslovno svetovanje in operativno podporo pri likvidaciji podjetij.

Kot ponudnik storitev informacijske družbe zagotavljamo stalen in neposreden dostop do ključnih informacij o podjetju, vključno z navedenim naslovom, matično in davčno številko ter veljavnim elektronskim naslovom za hitro in učinkovito komuniciranje, skladno z Zakonom o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT). Za vsa vprašanja s področja varstva osebnih podatkov smo dosegljivi na sedežu podjetja ali preko uradnega elektronskega naslova podjetja.

2.Temeljna načela in pravna podlaga

Podjetje pri obdelavi osebnih podatkov strogo spoštuje načela zakonitosti, pravičnosti, preglednosti, omejitve namena, najmanjšega obsega podatkov, točnosti, omejitve shranjevanja ter celovitosti in zaupnosti. Obdelava poteka izključno skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679 - GDPR), veljavnega Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Zakona o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2), Zakona o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT) ter Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2).

3.Nameni obdelave, vrste podatkov in pravne podlage

Podjetje obdeluje osebne podatke za naslednje specifične namene na podlagi ustreznih pravnih podlag iz člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR):

a) Izvajanje pogodbenih obveznosti in predpogodbenih ukrepov (člen 6(1)(b) GDPR)

Za nudenje računovodskih storitev, poslovnega svetovanja, optimizacije korporativnih procesov ter operativne podpore pri likvidaciji zbiramo in obdelujemo osnovne identifikacijske podatke (osebno ime, naslov, davčna in matična številka zakonitega zastopnika ali s.p.), kontaktne podatke ter finančne informacije in poslovne listine, ki so nujno potrebne za pripravo ponudb, sklenitev in izvajanje pogodbenih nalog.

b) Izpolnjevanje zakonskih obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR)

Kot zavezanci po Zakonu o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2) smo dolžni izvajati ukrepe skrbnega pregleda strank. Prav tako podatke obdelujemo za namene davčne skladnosti, vodenja računovodskih evidenc, izdajanja računov ter poročanja pristojnim državnim organom (FURS, AJPES, ZZZS, ZPIZ) skladno z veljavno davčno in delovnopravno zakonodajo.

c) Zakoniti interesi podjetja (člen 6(1)(f) GDPR)

Podatke obdelujemo za namene varovanja premoženja podjetja, zagotavljanja informacijske in kibernetske varnosti (preprečevanje zlorab, varovanje omrežja in informacij) ter za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov (npr. sodna izterjava neplačanih obveznosti). V primeru izvajanja videonadzora na sedežu podjetja, se ta izvaja izključno z namenom varovanja ljudi in premoženja, strogo v okvirih in pod pogoji določil ZVOP-2.

d) Privolitev posameznika (člen 6(1)(a) GDPR)

Za namene obveščanja o novostih in neposrednega trženja ter za uporabo analitičnih in trženjskih piškotkov na spletni strani obdelujemo vaše podatke izključno na podlagi vaše predhodne in izrecne privolitve. Privolitev lahko kadarkoli prekličete brez negativnih posledic za pogodbeno razmerje.

e) Obveščanje obstoječih strank (člen 226 ZEKom-2)

Elektronske naslove naših obstoječih strank, pridobljene ob prodaji storitev, uporabljamo za neposredno trženje naših podobnih storitev na podlagi zakonske izjeme iz ZEKom-2, pri čemer strankam ob vsakem sporočilu omogočamo enostavno in brezplačno zavrnitev tovrstne komunikacije.

4.Skrbni pregled in identifikacija strank po ZPPDFT-2

Ker Podjetje opravlja računovodske storitve in storitve davčnega svetovanja, spada med zavezance za izvajanje ukrepov preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma. Pred sklenitvijo poslovnega razmerja mora Podjetje obvezno izvesti skrbni pregled stranke, ki vključuje ugotavljanje in preverjanje istovetnosti stranke ter njenega zakonitega zastopnika z vpogledom v uradni osebni dokument ob osebni navzočnosti, ugotavljanje dejanskega lastnika pravne osebe, ter pridobivanje informacij o namenu in predvideni naravi poslovnega razmerja. Zbrani podatki se strogo varujejo in uporabljajo izključno v zakonsko določene namene.

5.Uporabniki osebnih podatkov in prenos v tretje države

Osebni podatki so varovani kot poslovna skrivnost. Podjetje lahko osebne podatke posreduje le pooblaščenim zunanjim izvajalcem (obdelovalcem), kot so ponudniki računovodske programske opreme in ponudniki IT rešitev, s katerimi ima Podjetje sklenjene ustrezne pisne pogodbe o obdelavi podatkov (člen 28 GDPR). Obdelovalci smejo podatke obdelovati izključno po dokumentiranih navodilih Podjetja in jih ne smejo uporabljati za lastne namene.

Osebne podatke redno in v skladu z zakonom posredujemo pristojnim državnim organom (FURS, AJPES, ZZZS, Urad RS za preprečevanje pranja denarja, inšpektorati, sodišča). Osebnih podatkov ne prenašamo v tretje države (izven Evropskega gospodarskega prostora - EGP) ali mednarodne organizacije. V kolikor bi bil prenos zaradi uporabe specifičnih oblačnih storitev nujen, se bo ta izvedel izključno ob upoštevanju ustreznih zaščitnih ukrepov določenih v poglavju V Splošne uredbe o varstvu podatkov (npr. sklep o ustreznosti, standardne pogodbene klavzule).

6.Varnost osebnih podatkov

Podjetje izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev visoke ravni varnosti osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo (člen 32 GDPR). Informacijski sistemi so zaščiteni s požarnimi pregradami in protivirusnimi programi, dostop do podatkov imajo zgolj pooblaščeni zaposleni na podlagi sistema gesel, dokumentacija v fizični obliki pa se hrani v zaklenjenih in varovanih prostorih.

7.Roki hrambe osebnih podatkov

Podjetje podatke hrani le toliko časa, kolikor je to nujno potrebno za dosego namena, za katerega so bili zbrani, ali kolikor določa posamezen zakon:

• Podatke in dokumentacijo v zvezi s skrbnim pregledom stranke, ugotavljanjem dejanskih lastnikov in analizo transakcij po ZPPDFT-2 hranimo 10 let po prenehanju poslovnega razmerja ali opravljeni transakciji.
• Izdane in prejete račune, računovodske in davčne evidence hranimo 10 let od poteka leta, na katerega se nanašajo, skladno z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost in računovodskimi standardi.
• Osebne podatke zaposlenih in evidence o stroških dela hranimo trajno oziroma v skladu z zakonom, ki ureja evidence na področju dela in socialne varnosti.
• Pogodbeno dokumentacijo hranimo še 5 let po izteku pogodbe (splošni zastaralni rok za obligacijske zahtevke po Obligacijskem zakoniku).
• Osebne podatke, ki jih obdelujemo izključno na podlagi vaše privolitve, hranimo do vašega preklica privolitve.

Po izteku rokov hrambe se osebni podatki trajno in varno izbrišejo ali uničijo.

8.Pravice posameznikov in postopek uveljavljanja

Skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) ima vsak posameznik pravico zahtevati:

• dostop do svojih osebnih podatkov in informacij o njihovi obdelavi (člen 15 GDPR),
• popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov brez nepotrebnega odlašanja (člen 16 GDPR),
• izbris osebnih podatkov ("pravica do pozabe"), kadar ti niso več potrebni za namene obdelave, v primeru preklica privolitve ali ob nezakoniti obdelavi, pod pogojem, da ni zakonske podlage za nadaljnjo hrambo (člen 17 GDPR),
• omejitev obdelave v specifičnih primerih, npr. ko oporekate točnosti podatkov (člen 18 GDPR),
• prenosljivost podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki za podatke, obdelovane z avtomatiziranimi sredstvi na podlagi privolitve ali pogodbe (člen 20 GDPR),
• ugovor obdelavi, kadar obdelava temelji na zakonitih interesih podjetja ali se podatki uporabljajo za namene neposrednega trženja (člen 21 GDPR).

Kadar obdelava temelji na privolitvi, imate pravico do preklica privolitve kadarkoli, pri čemer preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

Vse navedene zahteve in uveljavljanje pravic lahko posameznik uveljavlja s pisnim zahtevkom, naslovljenim neposredno na sedež Podjetja ZORMAN NM d.o.o. ali preko uradnega elektronskega naslova podjetja.

Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši določila Splošne uredbe o varstvu podatkov ali ZVOP-2, imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije (naslov: Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

9.Uporaba piškotkov (ZEKom-2)

Naša spletna stran uporablja piškotke za zagotavljanje pravilne in nemotene tehnične funkcionalnosti spletnega mesta ter za analitiko in izboljšanje uporabniške izkušnje. Shranjevanje podatkov ali pridobivanje dostopa do podatkov, shranjenih v terminalski opremi uporabnika (neobvezni piškotki, npr. analitični, trženjski), se izvaja izključno na podlagi vaše predhodne, izrecne in prostovoljne privolitve v skladu z Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2). Nujno potrebni piškotki so nameščeni avtomatično, saj brez njih spletna stran ne more pravilno delovati. Nastavitve piškotkov in vaše privolitve lahko kadarkoli preprosto spremenite ali umaknete v nastavitvah piškotkov na naši spletni strani.

10.Spremembe in veljavnost politike zasebnosti

Zaradi zagotavljanja pravne varnosti in sledenja tehnološkim ter zakonodajnim spremembam si Podjetje pridržuje pravico do posodabljanja te Politike zasebnosti. Vsaka sprememba stopi v veljavo z dnem javne objave na naši spletni strani in je vedno na voljo v aktualni različici.

ZORMAN NM d.o.o. · www.zorman-nm.eu