Slab računovodski servis podjetja ne stane samo mesečnega računa. Stane ga tudi davčne optimizacije, ki je nikoli ne dočaka, opozoril, ki jih nikoli ne dobi, in včasih tudi glob inšpekcij. V članku opisujemo štiri najpogostejše anomalije in pokažemo, kako jih odpravimo.
2. Slab računovodski servis: 4 skrite anomalije
Anomalija 1: Od pasivnega vnosa do strateške slepote vodstva
Slab računovodski servis uspešni podjetniki najpogosteje zapustijo zaradi popolne odsotnosti proaktivnosti. Standardni servisi izvajajo izključno knjigovodstvo: zbiranje in vpisovanje poslovnih dogodkov, vnos računov in vodenje saldakontov.
Zaradi takega retrogradnega pristopa direktorji za višino davka na dodano vrednost (DDV) ali davka od dohodkov pravnih oseb (DDPO) izvejo šele takrat, ko so obveznosti že zapadle. Manevrski prostor za davčno optimizacijo je takrat že zaprt.
Mi v podjetju na to odgovarjamo z vpeljavo funkcije kontrolinga in računovodstva. Naše storitve vključujejo preventivne davčne preglede in davčna izvedenska mnenja, s katerimi opredelimo področja, kjer se lahko pojavijo davčna tveganja. Za to sta na voljo dva paketa:
- »Mini računovodski paket« (120,00 EUR): knjiženje do 20 poslovnih dogodkov, vodenje saldakontov, mesečni obračun DDV, izdelava kvartalne bilance in pošiljanje odprtih postavk kupcev in dobaviteljev.
- »Napredni računovodski paket« (175,00 EUR): knjiženje do 50 poslovnih dogodkov, mesečni obračun DDV, izdelava kvartalne bilance, prednostna obravnava, poslovno ali računovodsko svetovanje in pošiljanje odprtih postavk kupcev in dobaviteljev.
Pri obeh paketih naročnikom vsak mesec zagotavljamo 30 minut usmerjenega poslovnega ali računovodskega svetovanja.
Anomalija 2: Ignoriranje zakonskih obveznosti in ZPPDFT-2 neskladnost
Zaskrbljujoče veliko računovodskih servisov svojih strank sploh ne opozori na določila Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2), kaj šele, da bi jim pomagali pri uvedbi ukrepov. Odsotnost obveznih dokumentov pomeni izpostavljenost inšpekcijskim globam, ki lahko resno ogrozijo poslovanje.
To tveganje odpravimo s celovito pripravo dokumentacije:
- Ocena tveganja zavezanca: od 380,00 EUR za mikro podjetja do 1.300,00 EUR dalje za velika podjetja.
- »Notranji akt s politikami, kontrolami in postopki«: od 390,00 EUR za mikro podjetja do 1.200,00 EUR dalje za velika podjetja.
Notranji akt vzpostavi zakonsko zahtevane postopke za preprečevanje zlorab finančnega sistema in postane vaš operativni in pravni ščit.
Anomalija 3: Površnost pri kadrovski administraciji in obračunu plač
Obračun plač je zapleten in zamuden proces, ki vključuje strogo davčno skladnost in obdelavo osebnih podatkov po pravilih GDPR. Slab računovodski servis dela napake pri obračunih nadomestil, potnih stroškov in vodenju kadrovskih evidenc. To vodi v delovnopravne spore in kazni delovnega inšpektorata.
Naša rešitev temelji na natančnosti:
- Obračun plače: od 15,00 EUR do 25,00 EUR na posamezno plačilno listo, odvisno od velikosti podjetja. Cena vključuje pripravo vseh zakonsko predpisanih podatkov in SEPA nalogov za banko.
- »Vzdrževanje kadrovske evidence«: 8,00 EUR na zaposlenega na mesec. Skrbimo za zbiranje in hrambo aneksov, vodenje evidence dopustov in pravočasno opozarjanje na poteke pogodb.
Anomalija 4: Nedostopnost, neodzivnost in zastarela tehnologija
Ko podjetje raste, nujno potrebuje hitre odgovore in analize, na primer za pridobivanje bančnih limitov ali pripravo poslovnih načrtov. Slab računovodski servis, ki posluje izključno papirnato in ne obvladuje naprednih programskih rešitev, postane kritično ozko grlo.
Pri svojih poslovnih procesih imamo znanje za napredne računalniško podprte programe in aplikacije, med drugim SAP modul FI/CO, GoSoft, e-računi, HFM, Anaplan in IBM SPSS. Zahtevnejšim strankam nudimo storitev »Finančne analize« (100,00 EUR na uro), kjer izvedemo analizo kazalnikov donosnosti in likvidnosti, obračun točke preloma in študijo izvedljivosti. Po potrebi in na željo stranke vpeljemo tudi druge računalniško podprte programe ali aplikacije.
3. Ocena tveganj in vpliv na skladnost
Slab računovodski servis prinaša štiri glavna tveganja. Spodnja tabela prikazuje njihove posledice in ukrepe, s katerimi jih omejimo.
| Prepoznano tveganje | Stopnja tveganja | Posledica za podjetje in vodstvo | Blažilni ukrep |
|---|---|---|---|
| Pomanjkanje davčnega in poslovnega načrtovanja | Visoka | Preplačilo DDPO ob koncu leta, napačno določene cene storitev in nezmožnost financiranja rasti. | Izbira paketa »Majhno podjetje« (od 350,00 do 650,00 EUR) ali »Srednje podjetje« (od 700,00 do 4.000,00 EUR), ki zagotavljata mesečno poslovno ali računovodsko svetovanje in redna poročila upravi. |
| Ignoriranje zakonodaje ZPPDFT-2 | Ekstremna | Plačilo inšpekcijskih glob v višini več deset tisoč evrov zaradi odsotnosti obveznih ocen tveganja za podjetje in stranke. | Izvedba »ZPPDFT-2: Ocena tveganja stranke in običajni pregled« (120,00 EUR na stranko), ki vključuje ugotavljanje dejanskih lastnikov (UBO) in identifikacijo pravnih zastopnikov prek eOsebne ali SIGEN-CA. |
| Neurejena personalna dokumentacija in napake pri plačah | Visoka | Globe delovne inšpekcije, tožbe zaposlenih in kršitev varstva osebnih podatkov po določilih GDPR. | Takojšnja aktivacija storitve »Vzdrževanje kadrovske evidence« (8,00 EUR na zaposlenega) ter po potrebi priprava strokovne »Pogodbe o zaposlitvi – standardna« (85,00 EUR za pogodbo). |
| Izguba nadzora nad dolžniki in slaba likvidnost | Srednja | Povečanje neplačanih terjatev, nezmožnost plačevanja lastnih obveznosti, insolventnost. | Delegiranje postopkov z aktivacijo storitev »Priprava opominov« (40,00 EUR na uro) in »Priprava podatkov za izvršbo« (80,00 EUR na zahtevek) za neposreden vnos v portal e-Izvršba. |
4. Predlagani akcijski načrt
Zamenjava računovodskega servisa z ekipo ZORMAN NM d.o.o. je zasnovana tako, da naročnika razbremeni administrativnih stisk. Za varen in hiter prehod izvedite naslednje korake:
- Posvet in diagnostika dejanskega stanja: Z vami opravimo strokovni pregled poslovanja in prepoznamo ozka grla. Skupaj določimo, ali vaše podjetje potrebuje »Napredni računovodski paket« za hitro rast (175,00 EUR) ali je zaradi kompleksnosti smiselnejša izbira paketa »Srednje podjetje«. Za normirance nudimo pregleden letni pavšal (od 150,00 do 250,00 EUR).
- Pravno varna odpoved dosedanjemu servisu: Pomagamo vam določiti točen presečni datum za primopredajo dokumentacije. Vašemu trenutnemu računovodji posredujemo jasna navodila o zahtevanem formatu izvoza bruto bilance in analitike odprtih postavk kupcev ter dobaviteljev.
- Prenos pooblastil in vzpostavitev sistema: Takoj uredimo preklic starih in dodelitev novih pooblastil za portala eDavki in SPOT. Ob prevzemu dokumentacije izvedemo kontrolo knjiženja in vzpostavimo izhodiščni kontni načrt, ki ustreza kompleksnosti vašega rastočega podjetja.
- Zagon proaktivnega kontrolinga in procesne optimizacije: Takoj po prevzemu knjigovodstva aktiviramo vključene svetovalne ure iz vašega paketa. Če pri pregledu zaznamo administrativne zastoje, predlagamo storitev »Optimizacija notranjih, administrativnih in vodstvenih nelinearnih procesov« (100,00 EUR na uro), s katero z reorganizacijo, poenostavitvijo birokracije in opolnomočenjem zaposlenih znižamo operativne stroške.
Naslednji korak
Če v svojem podjetju prepoznavate slab računovodski servis, se ni treba odločiti čez noč. Preberite, kako poteka menjava računovodskega servisa med letom, preglejte naše računovodske pakete ali nas kontaktirajte za posvet.